Werden Sie Teil eines professionellen sowie familiären Teams aus engagierten Geowissenschaftlern und Ingenieuren, die unsere Umwelt ein Stück sicherer machen und mit Kompetenz die Energiewende aktiv unterstützen!
Wir suchen für die "PKE project management - engineering GmbH" am Standort Hamburg-Altona die zuverlässige und proaktive Assistent/in der Geschäftsführung bzw. die Teamassistent/in, die uns dabei unterstützt, unsere Geschäftsabläufe reibungslos und effektiv zu gestalten. Diese Position bietet eine hervorragende Gelegenheit, in einem dynamischen Arbeitsumfeld mit einem engagierten Team zu arbeiten. In dieser zentralen Schnittstelle haben Sie die Möglichkeit, Ihre organisatorischen Fähigkeiten zu erweitern, in einem herausfordernden Umfeld zu arbeiten und Sie können mit Ihrem hohen Engagement ein großes Maß an Eigeninitiative einbringen.
Ihre Verantwortung:
- Unterstützung der Geschäftsführung und Führungskräfte bei verschiedenen Personalprozessen wie z.B. dem Onboarding neuer Mitarbeiter, Organisation von Schulungen sowie der Prüfung der Arbeitszeiterfassung für das gesamte Team
- Mitwirkung bei der Organisation von diversen Veranstaltungen, Erstellung von Berichten und Präsentationen
- Unterstützung bei der Organisation und Buchung von Reisen für das gesamte Team, einschließlich Bahnfahrten und Hotels, unter Verwendung des Systems Lanes & Planes inkl. Überprüfung und ggf. Erstellung von Reisekostenabrechnungen
- Eigenständige Büroorganisation und -management, einschließlich Bestellung von Büromaterialien und Pflege von Büroinventar; Zusammenarbeit mit externen Partnern und Dienstleistern, um sicherzustellen, dass alle Aktivitäten reibungslos ablaufen
- Unterstützung bei der Verwaltung und Überwachung von Kundenverträgen sowie Kundenrechnungen
- Zusammenarbeit mit internen Abteilungen wie Buchhaltung inkl. der Prüfung von Eingangsrechnungen und der Erstellung von Ausgangsrechnungen, um eine effektive und korrekte Abwicklung der Rechnungen sicherzustellen
- Übernahme von allgemeinen administrativen Aufgaben, wie z.B. Korrespondenz und Dokumentenverwaltung
- Koordination von Kommunikations- und Informationsflüssen innerhalb des Teams und zwischen verschiedenen Abteilungen
Ihr Hintergrund:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in der Assistenz von Management-Teams oder vergleichbaren Positionen idealerweise in einem Ingenieurbüro
- Kenntnisse im Bereich der Rechnungsprüfung und -verwaltung
- Sichere Kenntnisse in den gängigen MS Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
- Erfahrung in der Organisation von Reisen und der Buchung von Bahnfahrten und Hotels
- Exzellente organisatorische Fähigkeiten und die Kompetenz, Prioritäten zu setzen
- Proaktive und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Starke kommunikative Fähigkeiten in Deutsch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich
Unser Angebot:
- Mobiles Arbeiten wann immer vom Job her möglich und gewünscht; diverse hybride Arbeitsmodelle
- Schlanke Organisationstrukturen mit kurzen Entscheidungswegen und ein engagiertes Team
- Individuelle Angebote zur Weiterbildung und Weiterentwicklung
- Betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss; Betriebliche Krankenzusatzversicherung
- VIP Gesundheits-Check-Up zur individuellen Gesundheitsvorsorge
- Freiwilliges Coaching Angebot (DISC Modell)
- Flexible Arbeitszeiten, unbefristetes Arbeitsverhältnis und 30 Tage Urlaub
- Weitere Vergünstigungen wie z.B. Firmenfitness, Dienstradleasing, Jobticket und Corporate Benefits
Die PKE project management – engineering GmbH ist beratend für komplexe Infrastrukturprojekte der Energiewende tätig, auf nationaler wie internationaler Ebene. Dabei übernimmt sie zentrale Aufgaben im Projektmanagement und Engineering insbesondere für den Bau von Höchstspannungs-Stromtrassen und leistet so wichtige Beiträge zur Energieversorgung der Zukunft.